1. Contexte

Structures Bois Fortin, (dont le nom légal est Bois Fortin Inc.), est une entreprise privée qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Structures Bois Fortin les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Structures Bois Fortin traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Structures Bois Fortin par un moyen technologique.

2. Application et définitions

Cette politique s’applique à Structures Bois Fortin, ce qui inclut notamment sa direction, employés, consultants, administrateurs, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Structures Bois Fortin. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Structures Bois Fortin.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Structures Bois Fortin, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de son site internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’atteinte raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne.

Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, Structures Bois Fortin peut collecter des renseignements personnels sur les utilisateurs qui ont choisi de communiquer avec nous à des fins commerciales (par exemple par courrier électronique) et ceux qui nous soumettent ou nous envoient des informations en utilisant l’un des formulaires, forums ou installations en ligne disponibles via nos services. Les informations que nous collectons peuvent inclure les noms, les coordonnées (adresse, adresse courriel et numéro de téléphone), le type de client, les plans de construction et toute information supplémentaire (telle que des commentaires et des informations sur les produits ou services achetés) que les utilisateurs choisissent de fournir.

Pour ce qui est de la portion offres d’emploi de notre site internet, les informations suivantes seront collectées : nom, adresse courriel, téléphone et on demande de joindre un curriculum vitae.

Structures Bois Fortin informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

Structures Bois Fortin applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

De façon générale, Structures Bois Fortin collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

  • Normalement, Structures Bois Fortin doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Structures bois Fortin peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Structures Bois Fortin peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte :

  • Dans tous les cas, Structures Bois Fortin ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
  • Veuillez noter que les services, projets et activités de Structures Bois Fortin ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Structures Bois Fortin n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services, projets ou activités, ou pour autrement faire affaire avec Structures Bois Fortin. Lorsque requis, Structure Bois Fortin recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

Détention et utilisation :

  • Les renseignements personnels collectés via nos services seront principalement utilisés à des fins d’analyse et de marketing internes, pour exécuter des commandes et/ou pour répondre à des requêtes ou demandes spécifiques d’utilisateurs individuels, selon le cas. Nous pouvons également utiliser les coordonnées des utilisateurs qui ont effectué des achats concernant des problèmes de paiement, leurs commandes, des rappels, etc.
  • Dès que Structures Bois Fortin veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Structures Bois Fortin peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. : lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne.
  • Accès limité. Structures Bois Fortin a mis en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel. Seulement les employés et les personnes autorisés au sein de son organisation ont accès à prendre connaissance aux renseignements nécessaires dans l’exercice de leurs fonctions. Structures Bois Fortin demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication :

  • Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Structures Bois Fortin obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Structures Bois Fortin devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

  • Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:

    • Structures Bois Fortin peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
    • Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne.
  • Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de Structures Bois Fortin désignés pour l’exécution de mandats divers et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, Structures Bois Fortin doit avoir des ententes ou déclarations écrites avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces ententes ou déclarations doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser la responsable de la protection des renseignements personnels de Structures Bois Fortin (indiquée dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à cette responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

  • Utilisation de témoins de connexion

    Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

    Le site internet de Structures Bois Fortin utilise des témoins de connexion uniquement à des fins statistiques via Google Analytics ceux-ci peuvent être bloqué lors de la connexion. Il n’y a pas de témoins pour mémoriser les préférences ou réglages des utilisateurs concernant la politique de confidentialité. Il y a des cookies qui sont toujours actifs pour le bon fonctionnement du site pour Google recaptcha, Complianz et Google Fonts.

Le site internet de Structures Bois Fortin utilise les types de témoins suivants :

  • Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site. Ces témoins sont utilisés seulement pour Google Analytics.
  • Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement. Ces témoins sont utilisés pour Google Analytics et Mailchimp (ouverture/fermeture du pop-up).
  • Utilisation de Google Analytics

Le site web de Structures Bois Fortin (boisfortin.com) utilise Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.

  • Autres moyens technologiques utilisés

Structures Bois Fortin recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet (par exemple, son formulaire de soumission, formulaire d’offres d’emploi).

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Structures Bois Fortin ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Structures Bois Fortin s’assurera de les détruire.

5. Responsabilités de Structures Bois Fortin

De manière générale, Structures Bois Fortin est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

La responsable de la protection des renseignements personnels de Structures Bois Fortin est la directrice générale de l’entreprise. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels.

La direction de Structures Bois Fortin doit approuver les politiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. De plus, la responsable de la protection des renseignements personnels est chargée de mettre en œuvre la politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.

Les membres du personnel de Structures Bois Fortin ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

6. Sécurité des données

Structures Bois Fortin a mis en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet à la responsable de la protection des renseignements personnels de Structures Bois Fortin, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Structures Bois Fortin et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.

8. Processus de traitement des plaintes

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Structures Bois Fortin, doit le faire par écrit en s’adressant à la responsable de la protection des renseignements personnels de Structures Bois Fortin, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Structures Bois Fortin. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, la responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’elle juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

Structures Bois Fortin s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 45 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par la responsable de la protection des renseignements personnels de Structures Bois Fortin pour pouvoir la traiter, cette dernière doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Structures Bois Fortin est conforme à la présente politique et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, Structures Bois Fortin invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à sa responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Structures Bois Fortin.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le conseil d’administration et la responsable de la protection des renseignements personnels de Structures Bois Fortin, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Marie-Josée Ladouceur, Directrice générale
info@boisfortin.com
819-275-7400
1-877-275-7400
106 Chemin du parc industriel
Rivière-Rouge (Québec) J0T 1T0

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec la responsable par courriel.